転記のミスや手間の課題を解決！
心理的負担も軽減、クリニックにとって必要不可欠なメルプWEB問診
東京都港区田町にある、たまちホームクリニック様は、“常に患者さんに寄り添える身近なホームドクターでありたい”という思いから、健康診断や内視鏡検査、ダイエット外来など、患者さんの様々なお悩みやニーズに幅広く応える外来を設けている内科クリニックです。
かねてより院内で上がっていた「紙の利用を無くしたい」との声をきっかけに、非接触で問診に対応できるメルプWEB問診を2020年に導入されました。
導入から５年が経過した現在、メルプWEB問診の運用状況や導入のメリットなどについて、事務長の齋藤様に改めてお話を伺います。
導入後、メルプWEB問診の実際の使い心地はいかがでしたでしょうか？
ー 期待通り、使いやすいカスタマイズ性
コロナ禍では、発熱がある患者さんに直に接することなく問診を回答いただけたことが1番助かりました。加えて、当院ではオンライン診療や訪問診療も行っていますので、事前にメルプで保険証情報を送っていただき、予めカルテを作っておけることも大変便利でした。
導入の決め手でもあった使いやすさに関しては、スタッフでも簡単に問診の内容を変更したり、カスタマイズできたので期待通りでした。操作面もそれほど難しくなかったので、1ヶ月もかからず運用フローは順調に回り出しました。
ー 1日の来院数50人（閑散期平均）あたり、問診は初診・再診で半々の回答数
メルプWEB問診は、慢性疾患で通院されている患者さんを除いた大半の方に入力をお願いしています。事前にWEB問診を済ませて来院してくださる方もいらっしゃいますし、再診の患者さんは、新たな症状を発症された方が積極的に入力してくださっているという状況です。
導入当初は、予約システム経由でメルプに回答いただく運用方法も考えたのですが、患者さん全員が回答してくださる訳ではないので、来院の受付時に、ご自身のスマホから回答をお願いする流れで運用しています。
電話で予約される患者さんには「当院ホームページのメルプのタブから、事前に問診に回答いただけますと診察までスムーズです」とご案内すると、ほとんどの方が事前に入力してくださいますね。
問診で工夫されている点を教えてください。
ー 患者さんのプライバシーにも配慮した問診の作り込み
当院は患者さんの年齢層が様々な上、診療も幅広く対応しています。若年層の患者さんの来院も多いため、例えば「受診を希望される診療科では、必ず体重測定が必要になります」などの事前情報についても問診内で発信をしています。
患者さんが来院されると、まず事務スタッフが軽くお話を伺ってから問診の入力をご案内します。その際、患者さんが受診目的をなるべく口に出さずに済むよう配慮して、診療科の選択肢は11科目（現在）に分けて問診を作りました。以前は、医師が一目見てすぐに分かるような問診にしようと、最初の分岐を自由診療・保険診療と設定していたこともありました。しかしそうすると、患者さんは自分がどちらを受診するのか分からず、結局受付で色々とお話が必要になってしまうことになり、試行錯誤を繰り返して問診を作り込みました。
来院後の患者さんの導線、スタッフのオペレーションについて教えてください
ー 問診内容の転記完了を合図に、患者さんを診察室へご案内
まず、メルプの問診を事前回答されずに来院された患者さんに関しては、受付で軽くお話を伺ったうえでメルプの問診に回答いただき、診察室にご案内します。
スタッフの動きは、問診の回答内容をコピー＆ペーストで電子カルテに転記し、転記が完了した患者さんのステータスを受付中から診察待ちに変えます。患者さんの診察が始まる時には、問診が全てカルテに入っている状態で、医師はメルプには触らずカルテだけを見て診察がスタートできるような流れになっています。
カルテは、発熱で受診し、数日前から倦怠感があって……など具体的に入力いただいている問診については、ほぼその内容をSOAPに反映させています。
過去、当院を受診されて、ある程度経過も分かっている再診患者さんは、メルプには簡単なことしか入力されていなかったりもするので、その場合は医師が診察の内容を追記してカルテを作成しています。メルプで患者さんのカルテまで作り上げることができるのは、とても助かります。
業務効率の観点から、メルプWEB問診はどのような点で役に立っていますか？
ー 作業時間の短縮と併せて、スタッフの心理的な負担の軽減にも効果的
断然、カルテ転記がラクになりました。紙の問診票は手入力で転記が必要だったのが、メルプ導入後はコピー＆ペーストで転記が済むようになり、手間が省けて助かっています。
転記の作業自体は数分の作業ですが、受付では患者さんの対応や電話対応も入るため、常に集中して作業を行うのは難しい環境です。そのため、手入力の転記作業がなくなったことで、スタッフの心理的な負担も軽減されて、単に“作業時間が短縮された“だけではない便利さがあるよね、とスタッフからもリアルな声が上がりました。
また、当院では在宅ワークのスタッフも在籍しているのですが、リモートでも問診の転記ができるので非常に便利です。メインの業務は在宅診療の医療事務を担当してもらっていますが、院内が込み合う時間帯は、外来の算定や保険証の登録などをリモートで対応してもらっています。在宅ワークでもメルプが一役買ってくれています。
メルプWEB問診導入の有無で、どのような違いがありますか？
ー 手入力転記ミスの課題も抱えていたからこそ、もうメルプが無いことは考えられない
書く手間が省けることを考えると、特に若い患者さんにとって、メルプを導入して良かったと感じています。
クリニック目線では、元々解消したかった「紙」の存在が無くなったことは、やはり1番大きいです。元々、個人情報がたくさん入った紙をクリニックの中で保管しておくことを避けたくて、カルテ入力が済むと、紙の問診票はすぐに処分していました。ただその分、転記ミスなど色々と課題があったので、その点もメルプで解決されたことが非常に良かったです。
当院にとってメルプは当たり前にあるものとして、無くてはならない存在です。もう5年くらいメルプを活用したフローで運用しているので、今から紙の問診に戻して、回収した問診を手入力で転記するということは、想像もできないです。
ただ最近では、WEB問診も色々な商品が出ていていますよね。患者さんが問診を入力すると、カルテで名前と紐付けができて自動的に問診がカルテに反映されたり、写真を撮った保険証の情報がそのまま保険情報として反映されたりと、今後に向けてそういった便利な機能があるとベストだなと感じます。