スタッフがより安全かつスムーズに受付業務をできるようになりました。

スタッフがより安全かつスムーズに受付業務をできるようになりました。
【愛クリニック | 小児科・内科・外科】

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愛クリニックは、埼玉県所沢市にある小児科・内科・外科のクリニックです。
街のかかりつけ医として地域に根差した医療を提供し、小児の内科・外科、成人の内科・外科と幅広く対応していらっしゃいます。

メルプWEB問診を導入された背景や独自の活用方法について、院長の石丸先生にお話を伺いました。

ー メルプを導入しようと思ったきっかけを教えていただけますか?

オンライン診療のクリニクスを提供されているメドレー社の担当の方から、メルプを紹介されたことがきっかけです。
コロナの感染対策をしていく中で、特に受付スタッフが全員の患者さんと接触する機会がありますので、スタッフの物理的な接触の機会を減らしたいと思い、導入を検討しました。

ー 実際に問診を作成されるのは大変ではなかったですか?

チャット形式だった点が、患者さんにとって分かりやすくて良いと感じました。
最初は問診作成が大変かなと思ったのですが、元々入っていたテンプレートの質問内容が結構作り込まれていましたので、症状に関する質問はほぼ修正する必要がありませんでした。
患者さんとの接触を減らし、そのうえで受付業務を増やさないという点に主眼を置いて、スタッフに実際にメルプを使ってもらいながら、要望を聞いて問診を修正していきました。

ー 実際に導入して、メルプのよかった点を教えていただけますでしょうか?

メルプを導入して、診察券も保険証も受け取らなくてすむようになりましたので、支払い以外で接触の機会が減った点がよかったです。また、発熱やかぜ症状のある患者を、来院前にピックアップし、電話で別ルートに誘導できるようになりました。このために、携帯電話の番号入力を必須にしています。

患者さんは、WEB問診の回答が面倒と感じる人と、楽で良いと感じる人とで分かれていますね。当院では感染に関する質問を何度か表示していますので、面倒と感じる方はその点を指摘されているのかなと思います。今後問診を修正予定です。

症状に関する質問のテンプレートは非常によく出来ていると思います。しっかり、患者さんの回答に合わせて、疾患を想定して次の質問を表示していることが分かります。

あと、当院は私以外にも非常勤で勤務されている医師がいます。そうした場合でもメルプで現病歴や既往歴がすでに電子カルテに入っていると、医師が手入力する部分は大分減ると思います。医師によって入力にかかる時間はそれずれですので、より効率的に診療ができていると感じています。

ー ありがとうございます。メルプの改善点を教えていただけますでしょうか?

問診のプレビュー機能があると良いですね。
問診を修正したときに、実際に受付のタブレットで表示される内容は、模擬患者が入力した後でないと見られないので、より簡便に問診結果のプレビューが表示されると助かります。

ー なるほどですね。こちら開発対応させていただきます。

ー 現在は、どのようにWEB問診を運用されていますか?

半分くらいですね。
ご高齢の方やスマホを持っていない方の場合は、紙問診を使っています。紙の場合は、別に作成したコロナ感染に関する問診票を患者さんに記入いただき、症状の問診に関しては受付スタッフが聞き取りしています。しかし、たまに受付で聞き取った内容と、患者さんの話が合わないこともあり、その点でもメルプは患者さんが自分で入力するので有用だと思います。

ー 問診で工夫された点がありましたら教えてください。

毎月の保険証チェックのために接触機会が増えるのを何とかしようと思いました。保険証以外にも患者さんごとにいろいろな受給者証をお持ちですので、同月内の受診でなければ毎回必ず保険証と受給者証をアップロードしてもらっています。また、市内の小児は基本的に支払いがありませんので、スタッフからの要望をもとに、小児の支払いの有無を分けるために市内在住かどうかの問診を用意しました。これだけでも受付の仕事はだいぶはかどるそうです。

あとは、保険証の写真アップロードに関して、「スマホを縦にして撮影してください」という文言を添えました。
当院では、OCRスキャナーを使って保険証を読み取ってカルテに反映しています。メルプを導入してからは、問診結果に保険証の写真も入っていますので、受付スタッフが事前に写真をプリントアウトして、OCRスキャナーで読み取るようになりました。ただその場合、患者さんがスマホを横にして写真を撮られると、印刷したときに写真が大きすぎてスキャナーからはみ出しましたので、「スマホを縦にして撮影してください」という文言を添えました。
スタッフが、こうした新しいサービスの利用にすぐに慣れてくれて、ありがたかったです。

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ー なるほどですね。保険証の写真送信に関して、問診をそのように活用されていたクリニックは初めてでしたので勉強になりました。

当院では、患者さんにとってもそうですが、一緒に働くスタッフにとっても新しいサービスの導入でどれだけ負担が軽減されるかという点を重視しています。当院ではこのようなサービスに対して皆が比較的受け入れがよかったのはありがたかったです。また、一緒に労働環境を改善していこうという気持ちが伝わったからだと思います。
WEB問診は、スタッフもより有効な活用法を積極的に考えて、取り組んでくれているので、良いですね。

ー 本日は、お忙しいなかヒアリングを受けてくださり、ありがとうございました。

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