あんなに問診で人と時間が取られていたのが嘘のようで、スタッフみんな喜んでいます

あんなに問診で人と時間が取られていたのが嘘のようで、スタッフみんな喜んでいます
【せごえ耳鼻咽喉科】

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せごえ耳鼻咽喉科は愛媛県松山市にある耳鼻科のクリニックです。1993年より、中耳炎、難聴、アレルギー性鼻炎、副鼻腔炎、花粉症、咽頭炎などの「耳・鼻・のどの病気」の診療を行っています。

メルプWEB問診を導入された背景や独自の活用方法について、院長の瀬越昌弘先生にお話を伺いました。

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耳鼻科開業24年目にして電子カルテの導入に踏み切りました。

最大の理由は受付事務の業務の簡素化です。

レセコンで名前やIDを検索して紙カルテを出し、日付のハンコを押し、診察が終われば検査や処置、点滴などをレセコンに入力し、検査結果を貼り付け、また名前順にカルテ棚にしまい込む。などなど非常に煩雑で時間のかかる業務をなくしたかったからです。また日々の時間外、また月末はレセプトで遅くまで残り、流石に労働時間が多すぎて申し訳なくなりました。

導入に当たってもう一点改善したいことがありました。問診に時間と人手を取られることです。

当院の場合、看護師が待合室で患者さんから話を伺っていましたが、話し出すと止まらない人や要領を得ない人も多く、また内服薬を本で調べてコピーした処方箋に書き込むなど非常に手間がかかっていました。

その時に出会ったのがメルプのWEB問診です。

実際に自分のスマホでサクサク動く問診を見た時には感動し、これぞ求めていた姿だと大げさではなく驚愕でした。

実際に稼働して驚いたのは、患者さんがほとんど抵抗なくスマホで問診を送ってくれること

運営していく上での一番肝心なのは問診の作り方です。

試行錯誤しながら、どの程度聞き込んだらいいのか、不必要なものは何か、電子カルテ上で煩雑に見えないためにはどうしたら良いかなど、一つ一つ考えながら作っていく作業は、大変でもあり、また楽しい時間でもありました。

実際に稼働して驚いたのは、患者さんがほとんど抵抗なくスマホで問診を送ってくれることです。

ほぼ8割、9割の人は自分のスマホで、またご高齢者の場合は付き添いの方が入れてくださいますし、一人で来られて慣れていない方は看護師がiPadで話を聞きながらWEB問診をします。

漫然と、「どうしました?」と聞くよりも、例えばめまいであれば、いつからどのような、という風な問診を作っておけば時間も短くすみますし、あとは診察しながら必要なことを聞き出していくだけですみます。

初診の場合は症状を色々選択できるようにしましたが、再診の場合は思い切って自由に書くところだけにして見ました。

前もってクラークが問診をチェックして、足りない場合は看護師が聞きにいくことで十分対応できています。

問診を自由にカスタマイズできる点が便利

私が一番気に入っている機能は、問診を文章表示にすることができることです。

「いつから」「どちらの耳が痛いですか?」という質問であれば、患者さんが打ち込むのは「昨日」「右耳」だけですが、これが「昨日から右耳が痛い」と表記でき、カルテ上もわかりやすくなります。

また、患者さんからの反応で納得したのは、

「今までのように待合室で問診を聞く場合には何で病院に来たかを周りの人に聞かれていた。WEB問診を導入してプライバシーが保たれるようになった。」という嬉しい驚きの反応でした。

最初はわからないことだらけでしたが、フォローも充実しており、質問にはすぐに返事が来ますし、また改善点を提案すると驚くほど迅速に対応してくれます。

あんなに問診で人と時間が取られていたのが嘘のようでスタッフみんな喜んでいます。

画期的なシステムであり、また今後も発展性があると思うので、私もできるだけ協力して、更に素晴らしいWEB問診になっていけばいいなと思います。

以下、看護師さんへのヒアリングです。

ー 診療の合間の休み時間にも関わらず、ご対応くださりありがとうございます。早速ですが、高齢者の方は全体のどのくらい来院されていますか?

全体の30-40%くらいです。そのうちの半分くらいは、WEB問診を自分で記入は難しいので、私達(看護師)が付き添って行なっています。

ー 私が想像していた以上の割合ですね。ちなみに、WEB問診を自分で入力可能かどうかの確認はどのように行なっていますか?

まずは、見た目で判断して、難しそうだなと感じた方には「スマホを持っていますか?」と聞いています。
スマホを持っていない方には、私達が患者さんに問診しながらiPadに入力していきますね。

ー 確認の手間はどうですか?紙問診票の場合には確認作業が発生していなかったと思うのですが。

想定していたほどの負担はありませんでした。「スマホを持っていますか?」と尋ねることに関して嫌がる方もほとんどいません。聞いてすぐ返事をもらえるので手間ではないですね。

ー やはり、WEB問診を入力可能かどうかは年齢によりますか?

実は、そうでもないです。40代の方でも「WEB問診はちょっと。。」という方もいますし、逆に70代以上の方でもWEB問診にスムーズに答えていらっしゃる方もいます。

ー 看護師の方が付き添って入力する場合、他のオペレーションが滞ることはないですか?

当院では、時間帯で区切って私達が業務をローテーションしています。

例えば9-10時は、AさんはWEB問診の付き添い担当、Bさんは検査担当などといった感じです。 まれに、WEB問診を自分で記入できない方が一気に重なることがありますが、その場合にはお待ちいただいて、私達の中でWEB問診担当の1人が順に対応しています。この運用方法で現在はうまく回っています。

ー なるほどですね。実際に紙問診からWEB問診に切り替えて、業務負担はどうですか?

楽になりましたね。今までは全員紙問診票でしたが、ほぼ8,9割の方は自分のスマホで入力してくださいますので、私達が付き添う場合を加味しても以前よりは、かなり業務負担は軽減されました。実際に稼働して驚いたのは、患者さんがほとんど抵抗なくスマホで問診を送ってくれることです。

ー 本日は、お忙しいなか、ヒアリングを受けてくださり、ありがとうございました。

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